Tietosuojaseloste

Suomen evankelis-luterilainen kirkko palvelee ulkosuomalaisia myös Norjassa. Norjan suomalainen seurakunta rakentaa verkostoa, joka tukee ja auttaa Norjassa asuvien suomalaisten ja heidän läheistensä elämää.

Norjan suomalainen seurakunta vastaa Norjassa asuvien Suomen kirkon jäsenten henkilötietojen käsittelystä. Tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti kerromme seuraavassa, mitä henkilötietoja sinusta ylläpidetään, mihin niitä käytetään, miten tiedot saadaan, kuinka niitä käsitellään ja kuinka saat lisätietoja.

Tietojen kerääminen

Jotta voisimme täyttää Suomen ja Norjan lainsäädäntöjen kirkoille ja uskonnollisille yhteisöille asettamat velvollisuudet, tarvitsemme tavanomaisia henkilötietoja Norjassa asuvista Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsenistä. Norjan suomalainen seurakunta on osa Suomen kirkon työtä ulkomailla. Saamme Suomen evankelis-luterilaisen kirkon Kirkkohallitukselta luettelon, jossa on poiminta Suomen väestötietojärjestelmästä. Luetteloon poimitaan ne Suomen kirkon jäsenet, jotka ovat ilmoittaneet Norjan vakituiseksi asuinpaikakseen. Tässä luettelossa on kirkon jäsenen koko nimi, syntymäaika, osoite, kotiseurakunta Suomessa ja maastamuuttopäivä.

Norjan suomalainen seurakunta pyrkii ottamaan yhteyttä kaikkiin Norjaan muuttaneisiin, jotta he saisivat tietää suomalaisesta kirkollisesta tuesta kuten esimerkiksi kirkollisista toimituksista ja sielunhoidosta omalla äidinkielellä ja Norjan valtion erityisestä tukikäytännöstä uskonnollisille yhteisöille.

Kun Norjassa asuva Suomen kirkon jäsen haluaa vahvistaa jäsenyytensä Norjan suomalaisessa seurakunnassa, hän ilmoittaa jäsenrekisteriä varten nimensä, osoitteensa ja norjalaisen henkilönumeronsa (Norjan viranomaisia varten). Lisäksi hän voi vapaaehtoisesti ilmoittaa myös puhelinnumeronsa ja sähköpostiosoitteensa.

Tietojen käyttäminen

Edellä mainittuja henkilötietoja käytetään Norjassa asuvien Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsenten informoimiseksi mahdollisuuksista, joita suomalais–norjalainen tukiverkko tarjoaa heidän asuessaan Norjassa.

Norjan suomalainen seurakunta toimii Norjan valtion lainsäädännön mukaan uskonnollisena yhteisönä. Koska Norjassa ei ole erillistä kirkollisveroa, Norjan valtio edellyttää, että uskonnolliset yhteisöt ilmoittavat jäsentensä norjalaiset henkilönumerot anoessaan valtion taloudellista tukea. Tuen hakeminen tapahtuu kerran vuodessa Norjan hallituksen määräysten mukaisesti. Jokainen uskonyhteisö lähettää tukianomuksen yhteydessä vain listan jäsenten henkilönumeroista. Viranomaiset kontrolloivat norjalaisen henkilönumeron avulla, että uskonnollinen valtiontuki myönnetään vain kerran yhtä henkilöä kohden. Norjan valtion tukikäytännöstä katso Statsforvalteren.Linkki avautuu uudessa välilehdessä

Jos seurakunnan jäsen on liittynyt tai liittyy myös Norjan kirkkoon (Den norske kirke), hän voi säilyttää jäsenyytensä Norjan suomalaisessa seurakunnassa. Silloin jäsenrekisteriin tehdään merkintä, että Norjan suomalainen seurakunta ei ano hänestä valtiontukea, vaan tukiosuus menee Norjan kirkolle.

Kun Norjan suomalaispappi kastaa henkilön (useimmiten lapsi), edellä mainittujen tietojen lisäksi hänestä tarvitaan suomalainen henkilötunnus, joka välitetään Suomeen kasteen rekisteröintiä varten. Norjan suomalaisen seurakunnan jäsenet ovat kirkon jäseniä Suomessa, joten heitä koskevien kirkollisten toimitusten yhteydessä heiltä edellytettävät henkilötiedot (esim. kummit, avioliiton solmimisen todistajat, lapsen toinen huoltaja) toimitetaan siihen Suomen evankelis-luterilaisen kirkon seurakuntaan, jossa heidät on kirjattu poissaoleviksi jäseniksi maastamuuton yhteydessä.

Kirkollisten toimitusten (esim. kaste, avioliiton solmiminen, hautaan siunaaminen) nimitietoja julkaistaan seurakunnan lehdessä vain silloin, kun asianomainen on antanut kirjallisen suostumuksen (esim. papin kanssa käydyn toimituskeskustelun yhteydessä).

Tietojen käsittely ja suojaaminen

Norjan suomalainen seurakunta pyrkii pitämään jäsenrekisterinsä ajan tasalla myös silloin, kun jäsen esim. unohtaa muuttoilmoituksen tekemisen. Käytämme Norjan postin (Posten/Bring) osoitepalveluja (Data Factory AS) jäsenrekisterin ylläpitämiseen, silloin kun posti ei ole voinut toimittaa esimerkiksi jäsenlehteä perille.

Osoitepalvelujen lisäksi voimme joskus tarvita myös puhelinpalvelua (callcenter), jonka työntekijät saavat käyttää jäsenten henkilötietoja vain vaitiolovelvollisuuden allekirjoitettuaan Norjan lainsäädännön ja palveluntarjoajan kanssa tehdyn erillisen sopimuksen mukaisesti.

Jäsenrekisteri ja muut luettelot sijaitsevat Norjan suomalaisen seurakunnan suojatuissa tietojärjestelmissä. Pääsy tietojärjestelmiin on vain salatun yhteyden kautta ja vain nillä työntekijöillä, joiden työtehtäviin kuuluu jäsenhuolto ja jotka ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen.

Tietojen luovuttaminen – vaitiolovelvollisuus – jäsenen oikeudet

Norjan suomalaisen seurakunnan toimisto huolehtii jäsenrekisterin ylläpidosta. Seurakunnan henkilökunta käyttää jäsenrekisterin henkilötietoja työnsä tekemiseen ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietoja ei luovuteta edelleen. Kun saamme seurakunnan toimistoon tiedon seurakunnan jäsenen kuolemasta, muutosta pois Norjasta tai eroamisesta Norjan suomalaisen seurakunnan ja Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsenyydestä, hänet poistetaan jäsenrekisteristä.

Jos olet epävarma, oletko Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsen ja jäsen myös Norjan suomalaisessa seurakunnassa, voit ottaa yhteyttä seurakunnan toimistoon.

Jos haluat ilmoittaa eroavasi Norjan suomalaisesta seurakunnasta ja Suomen evankelis-luterilaisesta kirkosta, katso ero kirkosta.

Jos haluat tietää, mihin uskonnolliseen yhteisöön sinut on rekisteröity Norjan viranomaisten mukaan, voit soittaa Brønnøysundregistrene, puhelin 75 00 75 00. Lisätietoa täällä.

Päivitetty 15.8.2023