Tietosuojaseloste


Suomen evankelis-luterilainen kirkko palvelee ulkosuomalaisia myös Norjassa. Norjan suomalainen seurakunta rakentaa verkostoa, joka tukee ja auttaa Norjassa asuvien suomalaisten ja heidän läheistensä elämää.

Seuraavassa kerromme, mitä henkilötietoja sinusta ylläpidetään, mihin niitä käytetään, kuinka tiedot saadaan, kuinka niitä käsitellään ja mistä saat lisätietoja omiin henkilötietoihisi liittyvissä asioissa.

Tietojen kerääminen

Jotta voisimme täyttää Suomen ja Norjan lainsäädäntöjen kirkoille ja uskonnollisille yhteisöille asettamat velvollisuudet, tarvitsemme tavanomaisia henkilötietoja Norjassa asuvista Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsenistä.

Saamme Suomen evankelis-luterilaisen kirkon Kirkkohallituksen kautta Suomen Väestörekisterikeskuksen tuella luettelon niistä Suomen kirkon jäsenistä, jotka ovat ilmoittaneet Norjan vakituiseksi asuinpaikakseen. Tässä luettelossa on kirkon jäsenen koko nimi, syntymäaika, osoite, kotiseurakunta Suomessa ja maastamuuttopäivä. Norjan suomalainen seurakunta pyrkii ottamaan yhteyttä kaikkiin Norjaan muuttaneisiin, jotta he saisivat tietää heitä hyödyttävistä mahdollisuuksista, kuten esimerkiksi äidinkielisestä kirkollisesta tuesta ja Norjan valtion erityisestä tukikäytännöstä uskonnollisille yhteisöille.

Kun Norjassa asuva Suomen kirkon jäsen uskonnonvapauden ja Norjan lainsäädännön puitteissa haluaa vahvistaa jäsenyytensä Norjan suomalaisessa seurakunnassa, hän ilmoittaa jäsenrekisteriä varten nimensä, osoitteensa ja norjalaisen henkilönumeronsa (Norjan viranomaisia varten). Lisäksi hänellä on mahdollisuus ilmoittaa myös puhelinnumeronsa ja sähköpostiosoitteensa jäsenrekisteriin.

Tietojen käyttäminen

Edellä mainittuja henkilötietoja käytetään Norjassa asuvien Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsenten informoimiseksi mahdollisuuksista, joita norjansuomalaisten tukiverkko  heille tarjoaa heidän asuessaan Norjassa.

Norjan suomalainen seurakunta toimii Norjan valtion lainsäädännön mukaan uskonnollisena yhteisönä. Koska Norjassa ei ole erillistä kirkollisveroa, Norjan valtion lainsäädäntö edellyttää, että uskonnolliset yhteisöt ilmoittavat jäsentensä norjalaiset henkilönumerot anoessaan valtion ja kuntien maksamaa taloudellista tukea (Trossamfunnsloven). Tuen hakeminen tapahtuu kerran vuodessa Norjan kulttuuriministeriön (Kulturdepartementet) määräysten mukaisesti toimeenpanevan viranomaisen kautta (Fylkesmannen i Oslo og Akershus). Viranomaiset kontrolloivat norjalaisen henkilönumeron avulla, että uskonnollinen valtiontuki myönnetään vain kerran yhtä henkilöä kohden.

Jäsenyys Norjan suomalaisessa seurakunnassa ei maksa mitään. Jos seurakunnan jäsen on liittynyt tai liittyy myös Norjan kirkkoon (Den norske kirke), hän ei menetä jäsenyyttään seurakunnassa, mutta hänen oman pyyntönsä perusteella hänet jätetään pois Norjan valtiontukeen oikeuttavien jäsenten luettelosta. Jäsenrekisterissä voidaan yksittäisen jäsenen kohdalle merkitä, että hän ei kuulu Norjan valtiontukeen oikeuttavien jäsenten luetteloon Norjan suomalaisessa seurakunnassa.

Kun Norjan suomalaispappi kastaa henkilön (useimmiten lapsi), edellä mainittujen tietojen lisäksi hänestä tarvitaan suomalainen henkilötunnus, joka välitetään Suomeen kasteen rekisteröintiä varten. Norjan suomalaisen seurakunnan jäsenet ovat kirkon jäseniä Suomessa, joten heitä koskevien kirkollisten toimitusten yhteydessä heiltä edellytettävät henkilötiedot (esim. kummit, avioliiton solmimisen todistajat, alaikäisen lapsen toinen huoltaja) toimitetaan suoraan siihen Suomen evankelis-luterilaisen kirkon seurakuntaan, jonka poissaoleviksi jäseniksi heidät on kirjattu maastamuuton yhteydessä.

Kirkollisten toimitusten (esim. kaste, avioliiton solmiminen, hautaan siunaaminen) nimitietojen julkaisemiseen esim. seurakunnan lehdessä pyydetään erikseen asianomaisen kirjallinen suostumus toimituskeskustelun yhteydessä.

Tietojen käsittely ja suojaaminen

Norjan suomalainen seurakunta pyrkii pitämään jäsenrekisterinsä ajan tasalla myös silloin, kun jäsen esim. unohtaa muuttoilmoituksen tekemisen. Käytämme Norjan postin osoitepalveluja (Bring/Netlife) jäsenrekisterin ylläpitämiseen, silloin kun posti ei ole voinut toimittaa esimerkiksi jäsenlehteä perille.

Osoitepalvelujen lisäksi voimme joskus tarvita myös puhelinpalvelua (callcenter), jonka työntekijät saavat käyttää jäsenten henkilötietoja vain vaitiolovelvollisuuden allekirjoitettuaan Norjan lainsäädännön ja palveluntarjoajan kanssa tehdyn erillisen sopimuksen mukaisesti.

Jäsenrekisteri ja muut luettelot sijaitsevat Norjan suomalaisen seurakunnan suojatuissa tietojärjestelmissä. Pääsy tietojärjestelmiin on vain salatun yhteyden kautta ja vain nillä työntekijöillä, joiden työtehtäviin kuuluu jäsenhuolto ja jotka ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen.

Tietojen luovuttaminen – vaitiolovelvollisuus – jäsenen oikeudet

Norjan suomalaisen seurakunnan toimisto huolehtii jäsenrekisterin ylläpidosta. Seurakunnan henkilökunta käyttää jäsenrekisterin henkilötietoja työnsä tekemiseen ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietoja ei luovuteta edelleen. Kun saamme seurakunnan toimistoon tiedon seurakunnan jäsenen kuolemasta, muutosta pois Norjasta tai eroamisesta Norjan suomalaisen seurakunnan ja Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsenyydestä, hänet poistetaan jäsenrekisteristä.

Jos olet epävarma, oletko Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsen ja jäsen myös Norjan suomalaisessa seurakunnassa, voit ottaa yhteyttä seurakunnan toimistoon.

Jos haluat ilmoittaa eroavasi kirkosta, katso ero kirkosta.

Jos haluat tietää, mihin uskonnolliseen yhteisöön sinut on rekisteröity Norjan viranomaisten mukaan, voit soittaa Brønnøysundregistrene, puhelin 75 00 75 00. Lisätietoa täällä.